Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar transforman elementos de entrada y los convierten en resultados. Ejemplo: Proceso de compra de un producto, Proceso de ensamblaje de un auto, Proceso de prepararse en la mañana para salir al trabajo.
Si sumamos a la ecuación el concepto de negocio, tenemos que un proceso de negocio es: el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que usa los recursos de la organización, para proveer resultados definidos, con el fin de alcanzar los objetivos del negocio. Ejemplos de procesos de negocio: Venta del producto, Reclutamiento de personal, Reparación de un automóvil.
Elementos de un proceso de negocio:
- Entidades ¿Que?
- Actividades ¿Como?
- Roles ¿Quien?
- Clientes ¿Para quién?
- Proveedores ¿Desde quién?
Una Administración basada en los procesos de negocios o Bussiness Process Management (BPM) busca lograr los objetivos de la empresa a través de la mejora, manejo y control de los procesos de negocio. Con el foco en el cliente, la mejora continua, las personas y el entendimiento holístico del negocio.
Cinco fuerzas que guían al BPM
- Logro de objetivos
- Mejora de eficiencia
- Visibilidad de los procesos
- Tecnologías de la información
- Cumplimiento de regulaciones
- Procesos preparados para apoyar los cambios estratégicos, con métricas bien definidas.
- Tecnologías que faciliten a la organización la integración y gestión por procesos.
- Personal con objetivos estratégicos compartidos. Prácticas de trabajo adecuados, roles y competencias bien definidas.
El ciclo de vida BPM
¿Por qué usar la Gestión por procesos y no por funciones?
- Para no trabajar en silos, lo que que se requiere es una gestión transversal entre funciones para lograr el objetivo del proceso.
- Único responsable por proceso, que lidera las actividades entre las áreas.
- Centrado en los objetivos del proceso, en lugar de los objetivos de cada área.
- Satisfacer lo que requiere el cliente y el cumplimiento de las normativas.
- Contar con procesos documentados y gestionados ayuda a la implementación del sistemas para optimizar los procesos.
El diseño de procesos te ayuda a estandarizar tu metodología de trabajo, si estas creciendo como empresa y esperas que el resultado y la calidad de tus productos se mantenga y mejore, es importante tener procesos diseñados y que todos tus colaboradores los comprendan y cumplan, se pueden añadir controles de calidad a tu diseño de procesos para mejorar los estándares de tu productos, incluso aplicar a normas internacionales que abalen como realizas tus productos.
Una vez diseñado el proceso, se puede identificar donde están los cuellos de botella, optimizar y se tiene una base para establecer métricas que permitan la mejora continua y procesos eficientes.
Cuéntame si quieres desarrollar o mejorar los procesos de tu empresa.